In molte aziende, le segnalazioni di incidenti o quasi incidenti finiscono ancora su fogli volanti, email isolate o — peggio — non vengono mai fatte.
Non per mancanza di attenzione, ma perché manca una procedura semplice, chiara e condivisa per raccogliere, analizzare e trasformare ogni segnalazione in miglioramento reale.
Il risultato è che eventi potenzialmente gravi — cadute mancate, urti, anomalie impiantistiche, malfunzionamenti — vengono archiviati come “quasi nulla”, finché un giorno non diventano qualcosa di serio.
L’Incident Reporting, se gestito bene, è uno degli strumenti più potenti del sistema HSE:
permette di anticipare gli infortuni, migliorare i processi e rafforzare la cultura della sicurezza.
Ma perché funzioni davvero, serve metodo, non solo buona volontà.
Ogni segnalazione è un’occasione di crescita, se il sistema sa come valorizzarla.
In questo articolo vedremo:
- come impostare un sistema di incident reporting efficace e tracciabile;
- come gestire near miss e segnalazioni senza burocrazia;
- e quali strumenti digitali o software possono aiutarti a semplificare tutto il processo.
- Perché l’incident reporting è fondamentale per la sicurezza
- Come impostare una procedura efficace di Incident Reporting
- Come misurare l’efficacia del tuo sistema di Incident Reporting
- Ogni segnalazione è un’occasione di miglioramento
- Scarica il Modulo 8D HSE professionale (template Word)
Perché l’incident reporting è fondamentale per la sicurezza
Un sistema di sicurezza che funziona non si misura dal numero di infortuni, ma da quanto riesce a prevenirli.
E il vero termometro di questa capacità sta nel modo in cui l’azienda gestisce le segnalazioni e i near miss.
Ogni “mancato incidente” è un messaggio chiaro: qualcosa nel sistema non ha funzionato come doveva, ma si è ancora in tempo per intervenire.
Il problema è che, troppo spesso, questi segnali non vengono ascoltati.
Dalla reazione alla prevenzione
Nella maggior parte delle aziende, la sicurezza è ancora “reattiva”: ci si muove dopo che qualcosa è successo.
Un sistema di incident reporting efficace serve proprio a cambiare approccio — a passare da una gestione basata sugli eventi a una gestione basata sull’analisi.
Ogni segnalazione diventa un dato utile, e ogni dato serve a individuare tendenze, ricorrenze, punti deboli.
Così la sicurezza smette di rincorrere gli incidenti e inizia a prevenirli con metodo.
Se impari a leggere i quasi incidenti, eviti quelli veri.
Cultura della segnalazione: il primo passo per migliorare
Molti lavoratori non segnalano perché hanno paura di “creare problemi” o di essere accusati di disattenzione.
Ma una cultura matura di sicurezza si costruisce quando segnalare diventa un comportamento normale, non un atto di coraggio.
Il compito dell’HSE Manager o del RSPP è creare fiducia nel processo:
spiegare che segnalare non serve a punire, ma a migliorare il sistema.
Ogni near miss raccolto e gestito correttamente è un potenziale incidente evitato.
Le aziende più evolute misurano il successo del loro sistema HSE non sul numero di incidenti, ma sul numero di segnalazioni spontanee.
Dalla segnalazione all’azione
Raccogliere segnalazioni non basta: serve una procedura chiara di analisi e risposta.
Ogni evento deve essere registrato, classificato, valutato e chiuso con un’azione concreta.
Solo così il sistema diventa credibile.
Quando un lavoratore vede che la sua segnalazione porta a un miglioramento — un cartello aggiunto, una protezione installata, una procedura aggiornata — capisce che il sistema funziona.
E la fiducia cresce.
Il miglior incentivo alla segnalazione è la coerenza tra ciò che le persone dicono e ciò che l’azienda fa
In sintesi, l’incident reporting è la base del miglioramento continuo:
trasforma l’esperienza quotidiana in informazione utile, la informazione in decisione, e la decisione in sicurezza reale.
Come impostare una procedura efficace di Incident Reporting
Un sistema di incident reporting efficace non è solo una casella email o un modulo da compilare.
È un vero processo strutturato, che collega persone, dati e decisioni in un flusso chiaro e tracciabile.
Perché ogni segnalazione ha valore solo se arriva, viene analizzata e si chiude con un’azione concreta.
Disegna un flusso semplice ma completo
La procedura deve essere chiara, leggibile e facilmente applicabile da chiunque.
Le fasi principali sono cinque, sempre uguali per ogni tipo di evento (near miss, incidente, anomalia, mancato infortunio):
| Fase | Obiettivo | Responsabile | Output |
|---|---|---|---|
| 1. Segnalazione | Raccogliere la notifica dell’evento o condizione pericolosa. | Tutti i lavoratori / preposti. | Modulo di segnalazione (cartaceo o digitale). |
| 2. Registrazione | Inserire la segnalazione nel registro incident reporting. | RSPP / HSE Manager. | Codice identificativo, data, categoria evento. |
| 3. Analisi | Valutare gravità, cause e probabilità di ricorrenza. | HSE / Capo reparto / Datore di lavoro. | Report analisi preliminare. |
| 4. Azione correttiva | Definire e attuare la misura di prevenzione o miglioramento. | Responsabile area o reparto. | Piano d’azione con scadenze e verifiche. |
| 5. Chiusura e feedback | Verificare efficacia e comunicare l’esito al segnalante. | HSE Manager / RSPP. | Registro chiusura + comunicazione interna. |
Un buon sistema non si giudica da quante segnalazioni riceve, ma da quante riesce a chiudere con un’azione concreta.
Definisci categorie e priorità
Non tutte le segnalazioni hanno lo stesso peso.
Per evitare di trattare ogni evento come “emergenza”, è utile classificare subito ogni segnalazione in base a:
- Gravità → da “anomalia minore” a “evento potenzialmente grave”;
- Probabilità di ricorrenza → quanto è probabile che si ripeta;
- Tipo di evento → near miss, infortunio, danno materiale, comportamento non sicuro, guasto impianto, ecc.
Questa classificazione permette di decidere chi coinvolgere e quali risorse attivare, senza sprecare tempo o energia.
Utilizza una modulistica standardizzata
Il cuore operativo del sistema è il modulo di segnalazione.
Deve essere semplice, intuitivo e disponibile a tutti (cartaceo o digitale).
Un buon modulo include sempre:
- data, luogo e descrizione sintetica dell’evento;
- tipo di evento (near miss, incidente, anomalia, rischio comportamentale);
- eventuali cause ipotizzate o condizioni che l’hanno favorito;
- foto o allegati (se utili all’analisi);
- firma o identificativo del segnalante (anche in forma anonima, se previsto).
La chiarezza del modulo determina la qualità delle informazioni raccolte.
Introduci la logica 8D per l’analisi strutturata
Molte aziende trattano i near miss come segnalazioni “minori”, da chiudere velocemente.
Ma ogni evento, anche piccolo, può rivelare un problema di sistema.
Per questo il metodo 8D (Eight Disciplines Problem Solving), originariamente usato in ambito qualità e automotive, è oggi uno strumento potentissimo anche per la sicurezza.
Ecco come si applica all’Incident Reporting HSE:
| Fase 8D | Significato (adattato all’HSE) | Output operativo |
|---|---|---|
| D1 – Team | Nomina di un gruppo di lavoro (HSE, reparto, manutenzione) per analizzare l’evento. | Verbale di costituzione team. |
| D2 – Descrizione del problema | Raccolta dettagliata di cosa è accaduto, dove, quando e in quali condizioni. | Scheda evento completa con foto e testimonianze. |
| D3 – Azioni immediate | Misure temporanee per evitare che l’evento si ripeta (messa in sicurezza, comunicazione). | Report azioni correttive urgenti. |
| D4 – Analisi cause radice | Identificazione delle cause principali (5 Why, diagramma di Ishikawa). | Documento di analisi cause. |
| D5 – Azioni correttive definitive | Implementazione delle misure strutturali di prevenzione. | Piano di miglioramento con scadenze. |
| D6 – Verifica efficacia | Controllo dei risultati e feedback al segnalante o al team. | Check di chiusura + eventuale revisione DVR. |
| D7 – Prevenzione ricorrenze | Estensione della misura ad altri reparti o processi simili. | Nota di diffusione e aggiornamento procedure. |
| D8 – Standardizzazione e diffusione del miglioramento | Consolidare i risultati, aggiornare DVR, procedure, formazione e comunicare le “lesson learned” in azienda. | Aggiornamento documenti HSE, diffusione del caso e riesame finale con HSE Manager / Direzione.contributo |
La metodologia 8D trasforma un incidente in un’occasione di apprendimento collettivo.
Sfrutta strumenti digitali e software di reporting
Oggi esistono piattaforme e app HSE che semplificano la raccolta delle segnalazioni, anche da smartphone.
Tra le funzioni più utili:
- inserimento rapido con foto;
- workflow automatico di approvazione e analisi;
- alert e scadenze per le azioni correttive;
- dashboard KPI con tassi di chiusura e trend dei near miss.
Ma non serve sempre un grande software: l’importante è digitalizzare il flusso, anche con strumenti semplici (Google Forms, SharePoint, Excel collaborativo).
L’obiettivo è che nessuna segnalazione vada persa, e che ogni evento sia visibile, tracciato e chiuso.
Comunica i risultati (sempre)
Un sistema di segnalazioni che non restituisce risultati perde credibilità.
Ogni trimestre, o dopo eventi significativi, è utile condividere con il personale un breve report di sintesi:
quante segnalazioni sono arrivate, quali miglioramenti sono stati attuati, e cosa è cambiato.
Quando le persone vedono che le loro segnalazioni portano a cambiamenti reali, iniziano a segnalare spontaneamente.
È qui che la cultura della sicurezza diventa viva.
L’incident reporting non serve a “contare gli errori”, ma a imparare da essi.
Ogni near miss registrato e analizzato è un incidente in meno nel futuro.
Come misurare l’efficacia del tuo sistema di Incident Reporting
Puoi avere la migliore procedura del mondo, ma se le segnalazioni non arrivano, qualcosa non funziona.
L’efficacia dell’incident reporting si misura in modo oggettivo, attraverso indicatori (KPI) che ti aiutano a capire se il sistema è vivo, compreso e applicato.
Un buon sistema non è quello che “ha pochi incidenti”, ma quello che raccoglie molte informazioni, le analizza e le trasforma in azioni di miglioramento.
KPI operativi per valutare il sistema
Ecco i principali indicatori che un HSE Manager dovrebbe monitorare:
| Indicatore | Cosa misura | Formula / Metodo | Obiettivo |
|---|---|---|---|
| Tasso di segnalazioni per 100 lavoratori | Propensione dei lavoratori a segnalare eventi, near miss e anomalie. | (N° segnalazioni totali / N° lavoratori) × 100 | Valore crescente nel tempo → più cultura della segnalazione. |
| % Segnalazioni chiuse | Capacità del sistema di analizzare e concludere i casi. | (Segnalazioni chiuse / Totali) × 100 | ≥ 90% entro 60 gg. |
| Tempo medio di chiusura (TMC) | Rapidità nella gestione delle segnalazioni. | Somma giorni di gestione / N° segnalazioni | < 30 giorni (near miss), < 60 giorni (incidenti). |
| % Azioni correttive attuate | Efficacia delle misure decise dopo le analisi. | (Azioni implementate / Azioni previste) × 100 | ≥ 85% |
| % Segnalazioni anonime o indirette | Livello di fiducia nel sistema (più alta = minore fiducia). | (Segnalazioni anonime / Totali) × 100 | ↓ nel tempo (segno di fiducia crescente). |
| Near Miss Ratio (NMR) | Rapporto tra near miss e incidenti effettivi. | N° near miss / N° incidenti | > 5:1 in sistemi maturi. |
Un sistema “sano” è quello che genera molte segnalazioni e pochi incidenti: significa che le persone osservano, analizzano e prevengono.
Analisi qualitativa: i dati raccontano una storia
I numeri servono, ma non bastano.
Ogni report trimestrale o semestrale dovrebbe includere anche una parte qualitativa, con analisi delle tendenze e dei pattern ricorrenti:
- reparti o turni con più segnalazioni (attenzione o criticità?);
- tipologia di evento più frequente (cadute, comportamenti, guasti, ecc.);
- cause radice ricorrenti (procedure poco chiare, mancanza formazione, layout inadeguato).
Questo tipo di analisi ti permette di trasformare i near miss in indicatori di performance preventiva, integrabili anche nel piano di miglioramento ISO 45001.
Esempio:
Se 60% dei near miss è legato a rischio caduta in piano o ostacoli, non serve un corso: serve rivedere il layout e introdurre ispezioni settimanali.
Integrazione con ISO 45001 e riesame della direzione
Il sistema di incident reporting è un pilastro della ISO 45001, che richiede di gestire:
- incidenti, quasi incidenti e non conformità;
- azioni correttive e miglioramenti;
- monitoraggio dell’efficacia delle misure adottate.
Durante il riesame della direzione, i dati dell’incident reporting diventano indicatori di prestazione (KPI HSE), da utilizzare per:
- valutare il grado di maturità del sistema;
- identificare trend di rischio emergenti;
- misurare il ritorno delle azioni preventive implementate.
Un sistema che misura, migliora.
Un sistema che non misura, ripete gli stessi errori.
Restituire i risultati: la chiusura del ciclo
Misurare serve a migliorare, ma anche a comunicare i risultati alle persone.
Ogni trimestre, condividere in modo trasparente i dati (magari in una bacheca HSE o in una newsletter interna) ha un impatto enorme sulla cultura aziendale:
- mostra che la direzione crede nel sistema;
- valorizza chi segnala;
- mantiene alta l’attenzione e la fiducia nel processo.
Quando le persone vedono che i loro input producono cambiamenti, iniziano a segnalare spontaneamente.
E la sicurezza smette di essere un obbligo: diventa parte naturale del lavoro.
L’incident reporting non è solo un indicatore di sicurezza: è uno specchio della cultura aziendale.
E una cultura che segnala, è una cultura che impara.
Ogni segnalazione è un’occasione di miglioramento
Un sistema di incident reporting maturo non serve solo a evitare sanzioni o ispezioni:
serve a far crescere le persone, migliorare i processi e consolidare la cultura della sicurezza.
Perché ogni segnalazione, anche minima, racconta qualcosa che può aiutarti a prevenire l’incidente successivo.
Quando le aziende imparano a leggere i near miss con metodo — analizzandoli, discutendoli e chiudendoli con azioni concrete — la sicurezza smette di essere reattiva e diventa intelligente, misurabile, sostenibile.
Non serve paura per segnalare, serve fiducia.
E la fiducia nasce quando ogni segnalazione trova risposta.
Scarica il Modulo 8D HSE professionale (template Word)
Per gestire correttamente segnalazioni, incidenti e near miss serve uno strumento strutturato, chiaro e difendibile in audit.
Scarica gratuitamente il modello 8D HSE – versione Aretè Sicurezza, progettato per analizzare eventi e non conformità secondo gli standard internazionali più rigorosi.
Aretè Sicurezza 
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